第一章 总 则

第一条 毕业生档案流转管理工作是学院的重要基础工

作之一，为了加强毕业生档案流转工作管理，使毕业生档案流转管理工作更加规范化、制度化、科学化，充分发挥档案在学生教育与毕业生派遣工作中的作用，根据国家、教育部相关政策的有关规定，结合我院实际，特制订本办法。

第二条 就业指导部门负责毕业生档案流转管理工作。

第二章 职责分工

第三条 学生处与各系部、教务处负责收集、汇总、分类、整理、管理学生在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料（含中学档案），并如实填写、登记、归档，以保证档案资料的系统、完整。在学生毕业前一个月，由各系部将毕业生档案移交就业指导部门。

第四条 就业指导部门负责各类档案材料的交接工作；制作并供应全院毕业生档案流转管理所需的档案袋、登记表、登记簿、转递单等材料；协调处理毕业生离校后档案的相关事宜。

第三章 材料归档

第五条 学生档案由系部在学生正式报到注册后建立。学生归档材料的主要内容包括《毕业生登记表》、高中档案、入学登记表、学生原中学或转来的归档材料及在校期间表现等归档材料。

第六条 学生在校期间归档材料的范围：
1、学生的奖惩材料；

2、学生的团组织材料；

3、学生的党组织材料；

4、学生在校期间的成绩表及相关材料；

5、学生助学贷款材料；

6、学生的体检材料；

7、大专院校毕业生登记表；

8、毕业生就业报到证第二联；

9、其它经学校审定为有必要归档的材料。

第七条 学生档案材料的归档要求：

1、凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写；在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替；

2、归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写；

3、归档材料必须齐全、完整，归档材料必须有负责人签字及单位公章，并按规定办理移交手续。

第四章 档案转递

第八条 学生毕业离校后的一个月内，就业指导部门应及时将已派遣的毕业生档案按派遣方案和转档要求，通过中山市邮政局机要科寄至相关管理部门；被派遣至中山市就业的毕业生档案送至中山市人才交流服务中心。

第五章 档案流转管理

第九条 档案流转管理人员必须是中共党员。

第十条 毕业生档案及归档材料移交必须当面点清、核查，责任由当事人负责。

第十一条 凡查阅毕业生档案一般在档案室内进行，阅档时不得涂改内容、损坏档案材料，不得查阅与其无关的他人档案并要注意保密，否则追究其法律责任。

第十二条 毕业生档案流转中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取毕业生档案，一经发现违规违纪现象，将追究当事人责任。

第十三条 毕业生档案袋须使用学院统一印制的档案专用袋。

第十四条 就业指导部门于每年的毕业期接收当届正常毕业的学生档案。

第十五条 有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
　　1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
　　2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
　　3、涂改、伪造档案的；
　　4、擅自出卖、赠送、交换档案的；
　　5、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
　　6、其他违反档案法律法规的行为。

第六章 附 则

第二十二条 本办法适用于中山火炬职业技术学院全日制专科学生。

第二十三条 本办法由就业指导部门负责解释。

第二十四条 本办法自颁布之日起施行。

第二十五条 原《中山火炬职业技术学院毕业生档案管理制度》（中火职招[2006]7号）》同时废止。